應(yīng)用的困惑：OA的專長是"文秘"？
如果說以文檔電子化為標志的OA為企業(yè)打開了一扇通向"無紙化辦公"的大門；隨后實現(xiàn)了工作流自動化階段的OA則開始把企業(yè)各人員、各部門通過流程關(guān)聯(lián)在一起；而從C/S結(jié)構(gòu)全面轉(zhuǎn)向B/S結(jié)構(gòu)的OA從技術(shù)上解決了遠程辦公和移動辦公的需求，并向互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的無障礙辦公跨進了一步；那么同時我們也不得不注意到，盡管在發(fā)展過程中，新的技術(shù)、新的功能不斷地在為OA"增加砝碼"，起源于政府辦公的OA卻似乎一直沒有跳脫出最初的模式。現(xiàn)在一提到OA，我們還是會很自然地把它與"公文管理"、"新聞通告"、"日程安排"等聯(lián)系在一起，至于日后加入的一些功能，至多也只是將原來手工處理的事務(wù)進行了所謂的"電子化"。也許"辦公自動化"固有的含意限定了我們對OA的"聯(lián)想"―― "辦公"是否就指公文流轉(zhuǎn)、檔案管理、人事信息、日程安排、通知公告；而把一些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電子的格式保存起來，用簡單的工作流程、BBS或信息發(fā)布實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和溝通是否就叫"自動化"呢？
當企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；海量信息呈線性增長，知識共享和積累迫在眉睫；人與人之間，部門與部門之間，企業(yè)與企業(yè)之間的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)OA所處理的信息和涵蓋的范圍實在有限，而其在協(xié)同性和靈活性方面更無法滿足企業(yè)的需求。"文秘"像是OA的專長，企業(yè)用它來進行一些基礎(chǔ)的事務(wù)處理，甚至更多的時候，只是把它作為可以廉價獲得的軟件產(chǎn)品，可以擺脫一部分的手工辦公并邁入信息化建設(shè)大門的"過渡性管理工具"。當企業(yè)需要進一步的信息化規(guī)劃時，原有的OA系統(tǒng)常常被"冷落"在一邊。
那么OA的定位是否只能是"文秘"，OA的價值到底在哪里？

換個角度思考：尋求OA的價值
當我們把目光從"辦公自動化"的固有定義中移開，更廣泛的關(guān)注企業(yè)的管理和運營時，我們發(fā)現(xiàn)，從信息管理的角度來講，企業(yè)的信息涵蓋各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并隨日常工作不斷的變化著，信息量也呈現(xiàn)線性的增長，這些信息包括企業(yè)的新聞、通知公告、企業(yè)內(nèi)部積累或從外部獲得的知識、企業(yè)的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等, 同時，這些信息又以不同的結(jié)構(gòu)（如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔）在不同的數(shù)據(jù)庫、主機、文件服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)上存在，而成為孤島式的分布，相互之間缺乏關(guān)聯(lián)的通道，給企業(yè)獲取、甄別和利用信息帶來了障礙；從企業(yè)管理的角度來講，日常的辦公事務(wù)還涵蓋了對人力資源、項目、資產(chǎn)、各種業(yè)務(wù)流程等方面的管理，而這些管理環(huán)節(jié)彼此關(guān)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，每一個環(huán)節(jié)的因素變化都會對其他環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響；從業(yè)務(wù)運作的角度來講，企業(yè)中每項事務(wù)的進行都需要相關(guān)的人、財、物、信息、知識等各種資源的有效配合，如信息的共享，知識的積累和傳播，人員、財力、物資的合理調(diào)配，人與人、部門與部門、企業(yè)與企業(yè)之間基于一致性的協(xié)作等。 
而傳統(tǒng)的信息化建設(shè)給企業(yè)帶來便利的同時，也不可避免的產(chǎn)生了"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"三大難題。很多時候，企業(yè)上了各種專業(yè)軟件，卻依然面臨資源難以統(tǒng)一管理，信息系統(tǒng)各自為陣的情況，因而需要利用新的信息技術(shù)，打通這些資源之間的孤島，從管理的局部優(yōu)化進而到整體上的優(yōu)化；同時，企業(yè)也從關(guān)注某方面的管理工具，到關(guān)注整體的應(yīng)用，希望通過一個統(tǒng)一的平臺來實現(xiàn)對各種運營環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。
由此我們發(fā)現(xiàn)，一方面是企業(yè)對整合資源的需求，另一方面是各種專業(yè)軟件在凸現(xiàn)其局部管理優(yōu)勢的同時，?quot;協(xié)同和整合"上的不足。因此在傳統(tǒng)的辦公套件和各種專業(yè)軟件之間還有一個重要的斷層，就是協(xié)同應(yīng)用。與關(guān)注局部管理的軟件不同，協(xié)同應(yīng)用更關(guān)注于對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而發(fā)揮這些資源最大的價值。而協(xié)同理念的本質(zhì)也正是在于打破資源（人、財、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐�的目標而進行協(xié)調(diào)的運作。
當協(xié)同理念、協(xié)同應(yīng)用被納入傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)中時，它就不再僅僅承擔"文秘"的角色了，協(xié)同應(yīng)用將幫助OA實現(xiàn)再一次的飛躍――從傳統(tǒng)OA到協(xié)同OA的飛躍。

協(xié)同OA：把應(yīng)用提升到新的高度
協(xié)同OA脫胎于傳統(tǒng)OA，又擺脫了傳統(tǒng)OA的局限，顧名思義，它實現(xiàn)了全面的協(xié)同性。這個協(xié)同性概括起來體現(xiàn)在三方面：
"信息網(wǎng)狀"，即打破信息孤島，為原本割裂的信息節(jié)點提供立體化的"網(wǎng)狀"關(guān)聯(lián)通道，從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關(guān)信息節(jié)點，從而建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境；"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)"，即提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行整合的方案，面向整個業(yè)務(wù)過程來進行管理。每個應(yīng)用都可以自動啟動其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新；"隨需而應(yīng)"，企業(yè)的"人"、"財"、"物"、"信息"和"流程"進行了充分的整合并進行統(tǒng)一的管理。當企業(yè)觸發(fā)一個業(yè)務(wù)過程的時候，相關(guān)資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入，從而進行緊密的協(xié)調(diào)和運作。
在協(xié)同的體系下，協(xié)同OA體現(xiàn)出更高層面上的應(yīng)用價值和獨有的特性：
關(guān)聯(lián)：傳統(tǒng)OA中的信息和應(yīng)用往往是相互孤立的，而且由于其局限性，它們也難以與企業(yè)的其他資源進行互動。而協(xié)同OA更像是"管道工"、"編織工"，讓企業(yè)更方便的建立各種資源之間的通道并形成邏輯上的關(guān)聯(lián)。通過這樣的關(guān)聯(lián)，一方面企業(yè)可以更準確、全面的了解各種信息，為決策提供更科學(xué)的依據(jù)；另一方面也便于企業(yè)對人、財、物、信息和知識等進行集中的管理和優(yōu)化的調(diào)配。 
協(xié)作：傳統(tǒng)OA的協(xié)作是淺層次的，一般多采用郵件、BBS、即時聊天工具、簡單流程等方式來進行溝通，溝通的內(nèi)容零散而有限，之后也很難對其結(jié)果進行進一步的整理。而協(xié)同OA中的協(xié)作則貫穿于管理的各個環(huán)節(jié)。從協(xié)作的內(nèi)容來說，可以是企業(yè)積累的各種知識文檔，或是項目進展中的某個任務(wù)，或是企業(yè)的一個合同會簽流程；從協(xié)作的對象來說，可以是一人對一人，或多人對多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門員工之間，也可以發(fā)生在跨部門員工之間，可以是總部與分支機構(gòu)的協(xié)作，也可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作；從協(xié)作的方式來說，可以通過知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、任務(wù)分配等進行協(xié)作。同時，協(xié)作的過程和結(jié)果可以在系統(tǒng)中得到很好的管理，并最終形成知識體系的一部分。
靈活：協(xié)同OA 的靈活性一方面體現(xiàn)在其強大的可定制性和擴展性，可以滿足不同企業(yè)的個性化需求，或者滿足企業(yè)在不同發(fā)展階段中由于組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程變化等產(chǎn)生的需求。另一方面也體現(xiàn)在其幫助企業(yè)創(chuàng)造了一個開放的、靈活的、個性化的辦公環(huán)境。
深化：傳統(tǒng)OA的應(yīng)用僅僅是從靜態(tài)的、孤立的、淺層次的意義上實現(xiàn)辦公自動化。而協(xié)同OA則大大擴展了它的內(nèi)涵，加深了它的應(yīng)用。它?quot;整合"為目標，以"協(xié)同"為手段，將觸角延伸到企業(yè)管理和運營的各個環(huán)節(jié)中，例如知識文檔、項目、資產(chǎn)、財務(wù)、客戶、流程等，并以統(tǒng)一的界面為用戶提供個性化的信息。同時，協(xié)同OA還將利用各種技術(shù)手段，進一步實現(xiàn)與各種專業(yè)軟件間的對接。
總結(jié)來說，協(xié)同OA完全擺脫了"文秘"的角色，它不再是為企業(yè)提供信息發(fā)布和流程處理的工具，而是將先進的管理思想和業(yè)務(wù)模式融入產(chǎn)品的功能架構(gòu)中，以更廣闊的角度詮釋 "辦公自動化"的涵義，幫助企業(yè)搭建一個關(guān)聯(lián)、協(xié)作、靈活、深化的管理平臺，讓企業(yè)可以將管理的視野延展到各個環(huán)節(jié)，并方便對各種資源進行整合和優(yōu)化，實現(xiàn)集中、靈活和高效的管理，從而提升其競爭力。
協(xié)同應(yīng)用市場現(xiàn)正高速度發(fā)展著，而其中最典型的，也是發(fā)展最快的領(lǐng)域便是協(xié)同OA。我們相信，隨著協(xié)同應(yīng)用的日趨成熟，協(xié)同OA給傳統(tǒng)辦公自動化帶來的變革必將掀起信息化領(lǐng)域的新高潮。